Outlook ist besonders bei vielen mittelständischen Firmen sicherlich weiterhin der EMail-Standard. Dabei ist das Kontaktmanagement nicht gerade sehr komfortabel und eine kontaktbezogene Mail-Historie gibt es gar nicht erst. Hier springt das Zusatzprogramm “Business Contact Manager” (BCM) ein, das nicht in allen Office-Versionen enthalten ist und auch nicht sonderlich bekannt zu sein scheint.

BCM ist prima! Zusätzlich zur Historie aller Mails, Telefonate, Notizen usw. lassen sich zum Beispiel zu jedem Kontakt auch beliebige zusätzliche Datenbank-Felder anlegen, z.B. zur Bewertung eines Kontaktes: Interessent, Kunde, Stammkunde, Kooperations-Partner, usw. Ankommende und ausgehende Mails werden auf Wunsch gleich automatisch dem jeweiligen Kontakt zugeordnet. Die Fülle an zusätzlichen Möglichkeiten ist wirklich sehr praktisch.

In fast jeder Firma möchte man nun im Netzwerk mit mehreren Personen auf die Kundendatenbank zugreifen können - das bietet BCM auch, egal ob das Netzwerk als Peer-to-Peer- oder als Client-Server-Modell angelegt wurde. Dazu gibt es im BCM die Funktion “Datenfreigabe”.

Leider ist diese Funktion in allen auffindbaren Online- und Offline-Hilfen nicht vollständig dokumentiert! Sogar im englischen Buch aus der “for Dummies”-Reihe nicht. In BCM-Foren tauchen immer wieder diverse Hilferufe und mögliche Lösungsansätze auf, aber nichts schien meine Kundendatenbank auf weiteren Rechnern verfügbar zu machen.

Nach unzähligen Versuchen fand ich die eigentlich relativ einfache Lösung heraus - einfach für den, der es weiß! Darum hier die für alle Google-Sucher hoffentlich schön auffindbare einzig richtige Lösung!

Freigabe der BCM-Datenbank für andere PCs im gleichen Netzwerk (Windows XP Professional)

1. Beide Rechner müssen Mitglied der gleichen Arbeitsgruppe sein.

2. Auf dem Datenbank-Rechner wird ein ganz normales Windows-Benutzerkonto (mit eingeschränkten Rechten) mit genau dem gleichen Namen eingerichtet, wie das Benutzerkonto des zugreifenden Rechners. Für diese Benutzerkonten muss auch auf beiden Rechnern das gleiche Passwort eingetragen werden (ohne PW scheint es nicht zu funktionieren).

3. Jetzt erst lässt sich im BCM des Datenbank-Rechners die “Datenbank freigeben”. Bei einem meiner Tests wurde einmal der Windows-Benutzer und dann nochmal mit gleichem Namen der Datenbank-Benutzer angezeigt - hier NUR den Windows-Benutzer freigeben, sonst funktioniert die Verbindung ebenfalls nicht.

4. Auf dem zugreifenden Rechner kann nun die BCM-Datenbank gefunden werden, wenn man den Namen des Rechners im entsprechenden Dialogfeld eingibt. Ein Klick und schon hat der zweite Rechner vollen Zugriff auf alle BCM-Kontakte und auf Wunsch auch die komplette Mail-Historie.

Klingt leicht? Ist es ja eigentlich auch und sollte in jedem BCM-Buch und auf jeder offiziellen Windows-Supportseite zum BCM stehen…